Interview: Intranet-Relaunch an der Universität Münster

z.i.v._2013-02_erneuerung_Seite_01Vor kurzem erschien eine neue Ausgabe der Zeitschrift für Informationsverarbeitung (Z.I.V.), die sich dem Thema ‚Erneuerung‚ widmet. Mit von der Partie ist auch ein Interview, in dem ich ein paar Fragen zum Intranet-Relaunch an der Universität Münster beantworten konnte.

Z.I.V. 2/2013 vom 06.06.2013:

Philipp Spreckels über das neue Intranet der WWU

Philipp Spreckels ist Mitarbeiter der Pressestelle und leitet das Projekt „Intranet-Relaunch“ an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster (WWU).

Z.I.V.: Herr Spreckels, Anfang April ist das neue Intranet der WWU an den Start gegangen. Zunächst herzlichen Glückwunsch an Sie als Projektleiter und Ihre Kollegen aus der Online-Redaktion der Pressestelle. Bereits auf den ersten Blick erinnert nicht mehr viel an die alte Version. Gab es schon Feedback von den Beschäftigten?

Vielen Dank. Es ist schön zu hören, dass man den Unterschied so deutlich sieht. Tatsächlich haben wir in den vergangenen Wochen viel Lob bekommen. Natürlich
müssen wir hier und da noch etwas nachbessern, aber insgesamt scheint das Portal bei den Beschäftigten gut anzukommen. Die meisten haben sich über das neue Layout, die Suchfunktionen und die Überarbeitung der Inhalte gefreut.

Z.I.V.: Die Umstellung eines so großen Webangebotes mit sehr vielen Beteiligten war sicher kein einfaches Projekt. Wieso wurde das Intranet neu gestaltet?

Für den Relaunch gab es viele gute Gründe. Sowohl inhaltlich als auch technisch war das alte Intranet einfach in die Jahre gekommen. Das Layout entsprach nicht mehr dem Corporate Design, die Pflege musste noch per Hand mit HTML erfolgen und auch die Navigation ließ mittlerweile zu wünschen übrig. Am wichtigsten war sicherlich jedoch die Tatsache, dass diverse Inhalte nicht mehr aktuell waren oder gar fehlten. Es musste also dringend etwas geschehen.

Z.I.V.: Welche Ziele hatte das Projekt?

Hauptziel des Projektes war die Reorganisation, Aktualisierung und Vervollständigung der alten Inhalte bis Ende März. Darüber hinaus soll das neue Portal bis Ende 2013 weiter ausgebaut werden, indem interne Inhalte aus dem öffentlichen Web ins Portal umziehen und auch neue Themen aufgebaut werden.

Z.I.V.: Welche Probleme gab es bei der Umsetzung?

Da wir mit extrem vielen Akteuren innerhalb und außerhalb der Verwaltung zusammengearbeitet haben, war die Kommunikation nicht immer ganz einfach. Alle arbeiten natürlich schon seit Jahren im oder mit dem Web, aber die Vorstellung darüber, wie die einzelnen Themen für die Nutzerinnen und Nutzer aufbereitet werden sollten, waren dann doch oft sehr unterschiedlich. Das heißt, wir mussten immer wieder zwischen den verschiedenen Perspektiven (Fachperspektive, Nutzer und Administration) abwägen und vermitteln.

Die sehr heterogene Techniklandschaft an der Universität hat uns die Arbeit nicht ganz einfach gemacht. Wir hätten gerne noch mehr Anwendungen direkt in das Portal eingebunden, um Layoutsprünge und mehrmalige Logins einzusparen. Dies folgt nun in der nächsten Entwicklungsphase, in der wir den Staffelstab der Projektleitung deshalb auch an die Kollegen von der EDV-Organisation der Verwaltung weiter reichen.

Z.I.V.: Viele Gruppen innerhalb der Uni stellen sehr unterschiedliche Anforderungen an die Inhalte des Intranets. Wie wurden diese Bedürfnisse berücksichtigt?

Wir haben drei Wege eingeschlagen: In Kooperation mit Prof. Guido Hertel und Jens Mazei von der Organisationsund Wirtschaftspsychologie haben wir in zahlreichen Zielgruppeninterviews und einer Online-Umfrage die Bedarfe aller Beschäftigten ermittelt und auf diesen Ergebnissen das Konzept aufgebaut.

Zudem gab es eine Arbeitsgruppe, in der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus diversen Bereichen der WWU (Fachbereiche, ULB, Verwaltung etc.) vertreten waren. Auf diese Weise wollten wir sicher gehen, dass wir auch in der fortlaufenden Planung die unterschiedlichen Perspektiven nicht aus den Augen verlieren.

Wer sich über das Projekt informieren wollte, konnte eine Beschreibung sowie Kontaktinformationen auf der Homepage der WWU finden und sich zusätzlich für einen Newsletter anmelden.  Eine aktuelle Version dieser Projektinformationen findet man nun in MyWWU: www.uni-muenster.de/intern/offiziell/projekte/portal.html

Z.I.V.: Wenn doch noch jemandem etwas fehlt, wie kann man sein Feedback äußern?

Die Online-Redaktion kann man per Mail an online-redaktion@uni-muenster.de erreichen. Ansonsten kann man mich auch persönlich per Mail oder Telefon erreichen.

Z.I.V.: Das ZIV war ja bei der technischen Gestaltung des Intranets maßgeblich beteiligt. Können Sie kurz die Hintergründe darstellen?

Da wir bei der Pflege wie im öffentlichen Web auch auf das Content-Management-System Imperia setzen, war früh klar, dass wir in bewährter Manier wieder sehr eng mit den Kollegen Wolfgang Kaspar, Arne Scheffer, Thorsten Küfer und Markus Bruns aus der Webanwendung zusammen arbeiten würden. Gemeinsam haben wir neue Module für das breite Layout entwickelt und die Kommentierungsfunktion umgesetzt. Während die Kollegen im ZIV für die Programmierung und Umsetzung gesorgt haben, haben wir
in der Online-Redaktion uns auf Konzept und Planung konzentriert. Auch Rainer Perske war für uns in Sachen Systemadministration immer wieder ein wichti und konstruktiver Partner.
Nicht verschweigen möchte ich an dieser Stelle aber auch, dass neben den Kollegen vom ZIV auch unsere Partner in der EDV-Organisation der Verwaltung, namentlich Thomas Mahlmann, Thomas Kintrup, Manfred Gäbler, Magnus Brockschmidt, Uwe Lindtner und Matthias Rese dazu beigetragen haben, dass zahlreiche Self-Service-Anwendungen in das neue Angebot integriert werden konnten.

Z.I.V.: Was sind die nächsten Schritte? Werden weitere Funktionen bereitgestellt? Wie hängen Intranet-Relaunch und SAP-Projekt zusammen?

Für uns steht zunächst der Ausbau des aktuellen Angebots im Vordergrund. Sprich: Ergänzung der bisherigen Inhalte und Rückführung interner Inhalte aus dem öffentlichen Web ins Mitarbeiterportal.
Bei SAP fahren wir eine Doppelstrategie:  Einerseits wird es in Zukunft ganz klassisch eine SAP-Oberfläche geben. Andererseits werden wir in Kooperation mit der EDV-Organisation der Verwaltung versuchen für diejenigen, die nicht täglich mit SAP arbeiten, im Mitarbeiterportal möglichst viele Schnittstellen anzubieten.

Z.I.V.: Herr Spreckels, vielen Dank für das Interview!